La información organizada no es más que la jerarquización de los datos que las personas reciben a través de los medios de comunicación. De esta manera, la labor periodística cumple una serie de etapas que finaliza en el traspaso de la noticia.

Una noticia o información requiere de tres elementos básicos; debe ser veraz, oportuna y completa. Su veracidad y oportunidad son fácilmente comprobables y explicables. Para ser completa es necesario que comprenda un conjunto de elementos o antecedentes que si bien no nacen del hecho mismo producido, tienen íntima relación con él. Así, y a modo de ejemplo, puede ser que, tratándose de un accidente automovilístico, se informe de inmediato acerca de todos los aspectos del hecho: como ocurrió, cuándo sucedió y quiénes son los lesionados y las heridas que éstos sufrieron, como también los daños.

Dicha noticia sería veraz y oportuna; sin embargo, si a ella se le agregan otros datos acerca del número de accidentes que han ocurrido en ese mismo lugar durante un período determinado (búsqueda retrospectiva), o los planes que se han diseñado para eliminar las causas de los mismos (conocimientos recientes), se estaría configurando una información más completa.

Para cumplir con tales metas los medios de comunicación han creado, como una de sus dependencias, los centros de documentación que comprenden, además, servicios de biblioteca y archivo.

Los centros de documentación deben estar preparados para proveer de información relevante sobre cualquier tópico que surja de una noticia. Estos servicios se encuentran de manera permanente asediados por los editores, redactores o reporteros que buscan los antecedentes, fotografías o cualquier otro documento que sirva para el desarrollo de la noticia, su explicación y comentario.

Del mismo modo, los centros de documentación deben constituirse en la memoria del diario o medio de comunicación. Es así como debe producir la información "viva" sobre una situación que repentinamente se transforma en noticia. Para ello, previamente han seleccionado y almacenado, debidamente clasificado [para ello existen diversos sistemas y equipos técnicos electrónicos) el material diario que el día de mañana o al año siguiente, se necesitará con extrema urgencia.

En la actualidad, los centros de documentación han ido aumentado su función de indispensable apoyo a la labor periodística, constituyéndose así en una etapa obligada del recorrido que efectúa la noticia desde que se produce hasta que es transmitida a la opinión pública.